Contractbeheer en -management G4 Gemeente

Een G4 gemeente wilde de Inkoop verder professionaliseren en naar aanleiding daarvan is gestart met de inrichting van centraal Contractbeheer. Ventus zorgde ervoor dat deze G4 gemeente inzicht en controle kreeg over de ICT-contracten en deze middels Contract­management structureel ging managen.

Situatieschets

Door het ontbreken van centraal inzicht in lopende ICT-contracten, heeft de gemeente de keuze gemaakt om een verdere professionaliseringslag te maken binnen de afdeling Inkoop met als doel om te kunnen voldoen aan het inkoopbeleid op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid.

Methode

In veel organisaties blijkt de stap naar implementatie van contracten moeizaam te verlopen. Ventus leverde de Contractmanager die in staat was om een stappenplan voor het opzetten van Contractbeheer te beschrijven en te implementeren. De Contractmanager startte hierbij met een nul-situatie waarna hij vervolgens op zoek ging naar draagvlak binnen de organisatie. Een logische stap lijkt eerst het bepalen van de toekomstige richting, maar het ontwikkelen van een breed draagvlak onder alle betrokkenen is echter in de praktijk een essentiële stap die eerst gedaan moet worden om het uiteindelijke gebruik en onderhoud van Contractbeheer te bevorderen. Het creëren van draagvlak vraagt inzet van de juiste competenties op organisatie-breed niveau.  Nadat het draagvlak was gecreëerd, standaardiseerde hij de contractprocedures rondom registratie, handhaven, analyse en rapporteren gedurende het inventarisatieproces zodat operationeel inkoop parallel kon worden uitgeoefend. Problemen zoals ontbrekende en heldere procedures, arbeidsintensieve processen, slecht zicht op bestaande contracten en condities en onduidelijkheid over de rol van Contractbeheer en in het bijzonder de taken en bevoegdheden werden hiermee opgelost.

Resultaat

Gedurende het project zijn alle concern-gerelateerde ICT-contracten (circa 600 contracten) met een volume van bijna € 12 miljoen (op jaarbasis) aan onderhoud op basis van een spend-analyse uitgezocht, geregistreerd, gedocumenteerd en bewaakt. Hierbij werd met name gebruik gemaakt van de Oracle en Cognos softwaretoepassingen voor de bovengenoemde activiteiten.

Ventus speelde een belangrijke rol in het van de grond krijgen van Contractbeheer en later het implementeren van Contractmanagement. Door de inzet van Ventus werd het mogelijk om centrale beschikbaarheid van informatie uit contracten aan te leveren, waarbij de rechtmatigheid kon worden aangetoond. Op het vlak van doelmatigheid heeft Ventus ervoor gezorgd dat contract-compliance werd nageleefd waardoor kostenbesparingen konden worden gerealiseerd zonder dat hiervoor een afname van het aantal FTE’s nodig was.

Conclusie

Op basis van deze inrichting kan de gemeente nu zelf verder met de eventuele vervolgstappen van professionalisering binnen Inkoop om het Contract- en Leveranciersmanagement verder te ontwikkelen.