De business analist als stakeholder
Stakeholdermanagement is een vaak moeilijk en soms zelfs onbespreekbaar onderwerp. Het wordt door velen gezien als het beïnvloeden van partijen uit eigenbelang en heeft het risico eenzijdig te zijn. Sommige stakeholders krijgen te weinig aandacht, terwijl andere juist veel aandacht opeisen. Een essentiële stakeholder, wiens belangen nogal eens onderbelicht blijven, is de business analist. Als iemand die zeer betrokken is bij het project, een grote invloed heeft op de uitkomst ervan en zelf te maken heeft met diverse andere stakeholders, heeft de business analist baat bij het in lijn brengen van zijn doelen en belangen met die van de organisatie. In dit artikel ga ik hier dieper op in en laat ik zien waarom de business analist prioriteit moet krijgen in stakeholdermanagement.
Wat is stakeholdermanagement?
Elk project, programma of activiteit kent belanghebbenden, oftewel stakeholders. Het is belangrijk voor het succesvol slagen van een project dat je weet wie de stakeholders zijn, wat hen drijft, wat hun belang is en op welke manier ze het project kunnen beïnvloeden. Dat inzicht verkrijgen en gebruiken, is stakeholdermanagement. Er zijn verschillende formuleringen en definities van het begrip stakeholder, maar waar het op neerkomt, is dat een stakeholder zowel een individu als een groep kan zijn, onderdeel uitmaakt van de organisatie of van het project, beïnvloed wordt door of zelf invloed uit kan oefenen op de organisatie of het project en er een belang bij heeft.
Het stakeholder wiel
Het in kaart brengen van de verschillende interne en externe stakeholders is de eerste stap in stakeholdermanagement. Hiervoor wordt het zogenaamde stakeholder wiel gebruikt, dat belanghebbenden verdeelt in 8 categorieën: partners, leveranciers, wet- en regelgevers, medewerkers, managers, eigenaren, concurrenten en klanten. Eigenaren, managers en medewerkers worden gezien als interne stakeholders, de overige als externe, met uitzondering van de wet- en regelgevers die als interface stakeholders worden aangeduid. Na het identificeren van de stakeholders worden deze getypeerd, wordt invloed en belang in kaart gebracht en wordt een managementstrategie vastgesteld. De business analist kan in het stakeholder wiel worden ingedeeld als medewerker.
De stakeholder analyse
Er zijn verschillende technieken om stakeholders verder te analyseren en antwoord te krijgen op vragen als: Waar liggen invloed en interesse? Hoe ziet de stakeholder zijn rol? Hoe verhouden zich macht, urgentie en legitimiteit? Voor de business analist geldt uiteraard dat deze vanuit professionaliteit zorgvuldig met een vraagstuk omgaat en een objectief en op feiten gebaseerd advies uitbrengt. Toch kan het gebeuren, dat dit advies en de invulling ervan (onbedoeld) door kennis, ervaring en persoonlijke belangstelling gekleurd wordt. Geheel belangeloos is een business analist dus niet. Macht en invloed kunnen daarom het beste worden geclassificeerd als ‘redelijk’ of ‘gemiddeld’.
Het belang of de interesse van de business analist kan als ‘hoog’ worden ingeschat, omdat de business analist werkt voor het succes van de organisatie en het project en dus gebaat is bij een goede procesgang en uitkomst. Als Champion snapt de business analist de urgentie en heeft ook de kracht en de rechtmatigheid om veranderingen voor te stellen, deze in gang te zetten en tot een goed resultaat te brengen. Daarom zou de business analist als stakeholder prioriteit moeten krijgen in het stakeholdermanagement.
‘Business analist management’
Er zijn verschillende factoren, die de invloed van de business analist bepalen. Denk daarbij aan soort project, gekozen aanpak, kennis en ervaring, aansluiting bij of relatie met de organisatie, en ontwikkeling van de business analist op professioneel en persoonlijk vlak. De vraag is dus hoe je ervoor kunt zorgen dat de belangen van de business analist in lijn zijn met de belangen van de organisatie, het project en andere stakeholders. Het antwoord ligt in het vergaren van kennis over de organisatie, haar processen en strategieën. De business analist is constant bezig met organisatorische verbeteringen op strategisch, operationeel of tactisch vlak en zelfs op technologisch gebied wordt gezocht naar innovatieve mogelijkheden. Door informatie beschikbaar te stellen en de business analist bij verschillende acties, opdrachten en projecten te betrekken, kan je hieraan bijdragen.
Eigen inzet voor eigen belang
Als business analist kan je je ook zelf actief inzetten voor je belangen als stakeholder. Denk bijvoorbeeld eens aan een techniek om wensen en eisen te vergaren, die je altijd al wilde proberen. Wellicht is je huidige opdracht daar wel geschikt voor. Probeer ook op een andere manier naar de waarde creatie van je eigen werk te kijken. Lever je maximaal resultaat of ben je bezig met een herhaling van zetten? Zijn er uitdagende problemen in het project, die nog opgelost moeten worden? Wat ook kan helpen, is kritisch te kijken naar hoe de organisatie of het project jou beïnvloedt in jouw werk. Manage je eigen verwachtingen door regelmatig en duidelijk te communiceren met andere stakeholders, met name degene die de uitkomst kunnen beïnvloeden. Uiteraard komt het belang van de organisatie en het project op de eerste plaats, maar behartig ook je eigen belangen door slim en open te onderhandelen. Dat creëert vertrouwen en draagt bij aan de beoogde resultaten.
Tot slot
Wat begon als een overpeinzing tijdens één van de vele cursussen, die ik dankzij Ventus heb mogen volgen, heb ik in dit artikel verwoord; Wat zijn de uitdagingen en mogelijkheden voor de business analist als stakeholder? Oftewel, hoe ga je om met beïnvloeden en beïnvloed worden? Ik hoop dat ik duidelijk heb gemaakt dat er altijd mogelijkheden zijn om de belangen van de organisatie en die van de business analist in lijn te krijgen. Het is alleen nog zaak die kansen te zien en op te pakken.
Edwin Holkers
senior business informatie analist