NS vereenvoudigt datagedreven besluitvorming met NS Databalie

Van innovatieve toepassingen op basis van datastromen tot stuurinformatie voor business intelligence en data governance: de NS zet vol in op datagedreven processen. Goede vindbaarheid en begrip van (meta)data zijn randvoorwaarden voor de toegang tot en het combineren en hergebruiken van gegevens. Dit geldt met name wanneer zowel de gebruikersgroepen als de toepassingen groot en divers zijn. De NS Databalie is ontwikkeld om hierin te voorzien, maar bleek in de praktijk niet voldoende gebruiksvriendelijk om optimaal van de mogelijkheden te profiteren. Stefan Hensing, Senior UX Designer bij de NS, heeft de NS Databalie binnen drie maanden opnieuw ontworpen en deze samen met de ontwikkelaars in Mendix gerealiseerd.

Van MVP naar gebruiksvriendelijke applicatie

Doel
Het doel van het project was duidelijk: een vernieuwde NS Databalie waarin (meta)data eenvoudig vindbaar en toegankelijk is (waar nodig onder voorwaarden en restricties) voor de verschillende gebruikersgroepen. Data moet makkelijk te combineren zijn met andere data, applicaties en workflows, en ook kunnen worden hergebruikt.

NS zat op een goudmijn, maar kon daarvan niet optimaal profiteren door slechte vindbaarheid en onvoldoende begrip van data.

Uitgangspunten
Toen Stefan instapte als UX-designer was de NS Databalie een Minimal Viable Product (MVP). Met een MVP kan je het idee en de functies van een applicatie testen om na te gaan hoe het publiek erop reageert, hoe het product wordt ervaren, of er vóór de lancering nog verbeteringen nodig zijn en op welke manier aanpassingen kunnen worden doorgevoerd.

De architectuur was al bepaald en dus ook de keuze voor Mendix. Mendix is een low-code development tool, gebouwd om intensieve samenwerking tussen IT en businessteams mogelijk te maken en applicatieontwikkeling te versnellen, waarbij tegelijkertijd de veiligheid, kwaliteit en governance wordt gegarandeerd.

De (meta)data was vastgelegd in het System of Records (CDCG) en zou via het API managementportaal communiceren met Mendix. Hierdoor was Mendix de visuele en gebruiksvriendelijke schil om door API’s bepaalde data te tonen.

In de MVP was het mogelijk om naar definities en datadomeinen te zoeken, maar aangezien het een zeer eenvoudige versie van de applicatie was, had het weliswaar alle kernfuncties, maar minimale features. De MVP zag er daardoor ‘grijs’ uit, had weinig functionaliteiten en bood een verre van plezierige gebruikerservaring.

NS Databalie maakt gebruik van de FAIR principes: Findabale, Accessible, Interoperable and Reusable.

Aanpak
De werkwijze was gericht op stap-voor-stap resultaat leveren, het equivalent van agile development. Zo werd NS Databalie in eerste instantie ook ontwikkeld,  stap-voor-stap. Voor Stefan was daardoor het grotere plaatje niet duidelijk. Welke waarde moet de applicatie leveren voor de business en welke behoefte moet het vervullen voor de gebruikers? Hoe verhouden alle (meta)data zich met en tot elkaar?

Door van de rijdende trein af te stappen, het project vanuit UX te vertragen en tevens een stapje terug te doen, heeft Stefan de tijd genomen om met de business en gebruikers te spreken. Waar komen de behoeften vandaan? Hoe zijn ze tot het idee gekomen van de NS Databalie? Wie zijn de potentiële gebruikers en voor welke werkzaamheden willen ze de NS Databalie gebruiken? Deze vragen en antwoorden konden als volgt worden samengevat:

Voor wie is de NS Databalie belangrijk en op welk gebied levert het waarde?

• Data- en onderzoeksteams, voor ontwerp en ontwikkeling van data-oplossingen;
• Businessteams, voor operationele sturing en beantwoorden van business-vragen;
• Toezichthouders, voor toetsing van data-toepassingen aan kaders en richtlijnen;
• Management en Raad van Bestuur​, voor strategische besluitvorming;
• Elke NS-er die op zoek is naar de uitleg van een spoorterm.

Welke eisen worden door NS-medewerkers aan de databalie gesteld?
De databalie moet:

• NS-terminologie definiëren;
• Inzicht geven in de eigenaar/kennishouder van data;
• Aangeven welke data waarvoor gebruikt mag worden;
• Tonen welke data in welk informatieproduct zit (IP-lineage);
• Inzicht geven in welk team met welke data kan helpen;
• Inzicht geven welk datateam kennis heeft van welke bron (wie de bron ontsloten heeft in het datafundament);
• Inzicht geven in de kwaliteit van data.

Toen dit eenmaal duidelijk was, kon Stefan een UX-strategie/toekomstvisie in Figma ontwerpen met behulp van EDS (Enterprise Design System van de NS voor werknemersapplica) en zijn kennis van Mendix Atlas UI. Om iedereen op een lijn te krijgen, heeft Stefan zijn visie gepresenteerd aan de business. Door daarnaast voorbeelden van applicaties en vaak toegepaste UX-patronen te laten zien, heeft hij draagvlak gecreëerd voor zijn UX-strategie en kon het project zonder vertragingen worden voortgezet.

Aangezien een designvisie vaak niet in één sprint te ontwikkelen is, werd bij de NS Databalie in tweewekelijkse sprints gewerkt, waarbij gebruik werd gemaakt van de bekende sprintrituelen. Door het enthousiasme van de business en de Mendix developers staat er nu een gebruikersvriendelijke, kleurrijke NS Databalie, die waarde levert voor de business, voor NS als bedrijf en voor alle NS-collega’s die met (meta)data werken of willen werken.

NS Databalie is een mooi voorbeeld van hoe een goede samenwerking in de keten met IT-operatie, Functioneel Cluster UX en Data Innovatie & Analyse leidt tot een prachtig NS breed product.

Cora van Ingen – Expertise Lead Data Innovatie & Analyse

Uitdagingen
De uitdagingen in dit project waar Stefan mee te maken kreeg, waren:

• Het vertragen van een lopend agile proces en de samenwerking om daarna vooruit te kunnen;
• Het overtuigen van de business en stakeholders van werkwijze en aanpak;
• De samenwerking tussen IT (Mendix, API, CDCG), UX (Design) en DIA (Data business team);
• Het beschikbaar maken van alle (meta)data via het NS API managementportaal;
• Het UX- en UI-design in het Enterprise Design System en de mogelijkheden van Mendix.

Oplossing
Door eerst een stapje terug te doen en het agile proces te vertragen, kon Stefan de uitgangspunten en behoeften van het project in kaart brengen en zo een heldere UX-strategie vormen. In zijn visie liet hij zien waar de NS Databalie naartoe moest en hoe deze daar kon komen. Hij ontwikkelde daarvoor een duidelijke structuur en samenhang, creëerde eenduidige pagina’s met eenzelfde opbouw en gaf deze een uniek online gezicht.

Resultaat
De resultaten die Stefan met dit project heeft behaald, zijn:

• Er is een toegankelijke data-applicatie gecreëerd voor alle NS-medewerkers;
• De applicatie is goed te doorzoeken door een duidelijke structuur en consistentie;
• Er wordt iedere dag waardevolle (meta)data toegevoegd aan de NS Databalie;
• Het aantal gebruikers is gestegen met 300% en nog steeds stijgende;
• Gebruikers kunnen een bijdrage leveren aan verbetering en toepasbaarheid door het geven van feedback;
• De NS Databalie is voorgedragen voor de NS Digital Award 2023!

Toen we aan de NS Databalie begonnen was er een goed concept, maar ontbrak de visie hoe dit concept vorm moest gaan krijgen. Keuzes werden gemaakt op basis van een standaard lay-out en er werd meer aandacht besteed aan de data dan aan vormgeving en functionaliteit. Toen Stefan zijn intrede deed als UX designer bij ons team en zijn eerste concepten met gedegen onderbouwing presenteerde voor de NS Databalie kwam er een duidelijke richtlijn waarin gebruikersbeleving, functionaliteit maar bovenal ook iets ‘voor het oog’ centraal staan. Omdat de lijnen op de afdeling kort zijn en Stefan zich interesseert en inzet om meer te leren van mijn vakgebied binnen het programmeren in Mendix kan er snel geschakeld worden om tot een goed resultaat te komen en weet hij de middenweg te vinden tussen de eisen van zowel de Product Owner als wij als ontwikkelaars. Dat gaat met Stefan als UX designer niet zomaar; hij beoordeelt de uitvoering van zijn werk met een kritisch oog voor detail en stelt indien nodig in overleg het plan van eisen bij. Met Stefan als aanwinst in ons team is de NS Databalie, en meerdere andere applicaties waar wij als team aan werken, intussen uitgegroeid tot meer dan wat het ooit moest gaan worden en staat er nog veel meer moois in het verschiet.

Christian Bal, Mendix Developer

Werken met een team aan Enterprise User Experience

Ondanks de toenemende populariteit van UX-ontwerp, geven veel bedrijven nog steeds geen prioriteit aan de tevredenheid van de eindgebruiker in hun bedrijfssoftware. Deze verwaarlozing kan leiden tot frustratie bij werknemers en een suboptimale gebruikerservaring, wat uiteindelijk de productiviteit belemmert.

Customer UX is gericht op het creëren van gebruiksvriendelijke digitale oplossingen voor het grote publiek, terwijl Enterprise UX zich richt op interne software, die wordt gebruikt door de werknemers van een organisatie. Software als je fijnste en beste collega.

Door meer nadruk te leggen op Enterprise UX kunnen bedrijven de efficiëntie van werknemers verbeteren, krijgen werknemers een beter begrip van gegevens en bevordert het een betere samenwerking.

Bij NS werken dagelijks zo’n 35 UX- en service designers binnen het Functioneel Cluster UX aan applicaties voor werknemers. Van eerstelijns medewerkers op de trein of het station tot en met de data-analisten op kantoor, alle medewerkers werken met applicaties op mobiel of desktop, afhankelijk van locatie en context, welke intern zijn ontwikkeld door en voor de NS.

Wil jij ook gebruiksvriendelijke en toegankelijke bedrijfssoftware als je fijnste collega? Neem dan contact op met Stefan Hensing, Design Lead UX/UI bij Ventus.