Essentie van goed projectmanagement
Om een project tot een succesvol einde te brengen, is het belangrijk dat alle stakeholders betrokken worden – èn blijven – en input leveren wanneer nodig. Projectmanagement is de discipline van het plannen, coördineren, controleren en bewaken van activiteiten die tijdens een project plaatsvinden.
Goed projectmanagement omvat een duidelijke visie op wat moet worden bereikt, het ontwikkelen van strategieën en tactieken die succes garanderen, en frequente communicatie tussen alle belanghebbenden. Deze communicatie omvat regelmatige updates over de voortgang, bereikte mijlpalen en eventuele problemen die moeten worden aangepakt. Daarnaast is het belangrijk tijdschema’s te ontwikkelen voor de voltooiing van taken en ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald.
Om succesvol projectmanagement verder te ondersteunen, moeten gedurende de looptijd van het project regelmatig vergaderingen met relevante belanghebbenden worden gepland. Tijdens deze vergaderingen kunnen onderwerpen als doelstellingen, budgettaire beperkingen of beschikbaarheid van middelen worden besproken. Voorts moeten de resultaten van de prestaties worden afgezet tegen de oorspronkelijke doelstellingen.
Het is dus ook van groot belang dat een project tijdig wordt beëindigd. Hoewel het doel van elk project een succesvolle afronding is, zijn er soms onvoorziene omstandigheden en externe factoren die vertraging kunnen veroorzaken of het project niet meer levensvatbaar maken. In dergelijke gevallen is het belangrijk te herkennen wanneer een project niet langer levensvatbaar is en wanneer het noodzakelijk is om te stoppen. Een goede projectmanager moet onderscheid kunnen maken tussen projecten die nog kunnen worden gered en projecten die moeten worden beëindigd. Dit houdt in dat er een degelijk plan moet zijn, regelmatige communicatie, evaluatie van veranderingen in de omgeving of de middelen, bepalen of de doelstellingen nog haalbaar zijn en uiteindelijk een beslissing nemen of het project voortzetten of stoppen.
Wat moet een goede IT-projectmanager kunnen?
- Een goede IT-projectmanager moet goed begrijpen waarom de voorgestelde verandering nodig is en wat het nut ervan is. Dit is belangrijk voor ervoor zorgen dat het project naar behoren wordt gestructureerd en opgeleverd om aan de behoeften van het bedrijf te voldoen.
- Ervoor zorgen dat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht. Zij moeten in staat zijn rollen en verantwoordelijkheden vast te stellen, doelstellingen te bepalen en het project te plannen.
- Voert een IT-verandering door aan de hand van een plan en levert resultaat op binnen vastgestelde tijd, budget en kwaliteitsnormen.
- Beheert de dagelijkse activiteiten van het project en is verantwoordelijk voor het verstrekken van statusrapporten aan belanghebbenden.
- In staat zijn om risico’s te identificeren en risico’s in verband met het project te beperken.
- Zorgt ervoor dat de belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van de voortgang en een duidelijk beeld hebben van wat er gebeurt. Dit moet gebeuren met het nodige enthousiasme en heldere communicatie.
- Bij geen meerwaarde van het project, durven beslissen dat het project moet stoppen.
- Lost issues op waar men in de verschillende projectfasen tegenop loopt.
Kortom, een goede IT-projectmanager moet kunnen leiden, richting geven en de verschillende bewegende delen van het project organiseren om zorgen voor een succesvolle oplevering. Zij moeten in staat zijn de eisen van het project te begrijpen, een plan op te stellen en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen op één lijn zitten. Door een goed begrip van het project kunnen zij ervoor zorgen dat de gewenste resultaten op tijd, binnen het budget en met een hoge kwaliteit worden bereikt.
Ben je een IT-projectmanager en toe aan een volgende stap? Neem contact met ons op of bekijk onze vacature.
Als je organisatie op zoek is naar een projectmanager, dan helpen we je graag verder. Ook dan kan je vrijblijvend contact met ons opnemen.
-> Bekijk de mogelijkheden voor professionals
-> Bekijk de mogelijkheden voor opdrachtgevers