Het dichten van de knowing–doing gap bij IT-landschapsrationalisatie
Waarom weten wat te doen alleen niet genoeg is
In hun boek “The Knowing–Doing Gap: How Smart Companies Turn Knowledge into Action” beschrijven Pfeffer en Sutton waarom veel organisaties precies weten wat ze moeten doen om te verbeteren, maar er toch niet in slagen om die kennis om te zetten in actie.
Dat zien we ook terug bij het voornemen van organisaties om hun IT landschap te vereenvoudigen. Binnen bedrijven en instellingen is al jaren bekend dat een overdaad aan applicaties, data en infrastructuur niet alleen kostenverhogend werkt, maar ook innovatie afremt. Toch blijven veel organisaties gevangen in opgebouwde complexiteit.
Er bestaat dus een duidelijke kloof tussen wat men weet (de ratio) en wat men doet in het beheer en vernieuwen van het IT-landschap. De sleutel ligt bij samenwerking tussen de gebruikersorganisatie, architectuur en project- of productmanagement.
De gebruikersorganisatie – van inzicht naar eigenaarschap
Ondanks aanwezige kennis binnen het IT domein, blijkt het in de praktijk veelal lastig om:
- details over suboptimale of overbodige applicaties in kaart te krijgen, en
- daadwerkelijk de stap te zetten naar uitfasering zodra dat inzicht er wél is.
Veel tools zijn ooit als “tijdelijke oplossing” ingevoerd, bijvoorbeeld omdat het ERP-systeem destijds tekort schoot in analyse of rapportage mogelijkheden. Inmiddels zijn dergelijke hulpmiddelen verweven in de dagelijkse processen, gewaardeerd als “redder in nood” en daardoor moeilijk los te laten. Dit veelal met impliciete steun vanuit het management.
Het laat zien dat IT-rationalisatie geen puur technisch traject is, maar een proces waarin tijd, draagvlak en doorzettingsvermogen cruciaal zijn.
Architectuur – richting, onderbouwing en samenhang
Architectuur speelt een belangrijke rol bij het zichtbaar maken en onderbouwen van keuzes.
Vragen als “Hoe ziet onze huidige situatie eruit?”, “Waarom is dit een probleem of juist een kans?” en “Welke opties hebben we?” vormen de basis voor elk rationalisatie-initiatief.
Het is daarbij zaak om terug te gaan naar de informatiebehoefte die nodig is om de klant (beter) te bedienen of interne processen te stroomlijnen. Wanneer de focus verschuift van systemen naar de waarde van informatie, ontstaat een helder kader voor welke applicaties écht bijdragen en welke niet.
Een goed ingerichte architectuurfunctie biedt zo niet alleen overzicht, maar ook argumentatie zodat besluiten over uitfasering en vernieuwing onderbouwd en breed gedragen kunnen worden in de organisatie.
Project- en productmanagement – doen én durven opruimen
Het starten van een separaat rationalisatieproject lijkt logisch en de kortste weg naar het doel, maar blijkt in de praktijk vaak vast te lopen of temporiseren. Gebruikers ervaren het al snel als een traject louter in belang van de IT afdeling wat vooral neemt en weinig voor hun brengt.
Een effectievere aanpak is een hybride model waarin vernieuwing en rationalisatie hand in hand gaan. Nieuwe functionaliteiten worden beschikbaar gemaakt terwijl oude systemen gefaseerd verdwijnen. Dit vraagt om slim plannen en het expliciet opnemen van rationalisatie in elke release of sprint.
Door rationalisatie niet als apart project te zien, maar als vast onderdeel van de veranderagenda, ontstaat continuïteit én commitment.
Conclusie
De knowing–doing gap in IT-landschapsrationalisatie kan worden gedicht met focus op:
- Erkenning van de herkomst en emotionele waarde van bestaande applicaties en tools, zodat verandering draagvlak krijgt en een basis voor actie wordt gevormd.
- Een sterke architectuurfunctie die een feitelijk beeld van de huidige situatie biedt en realistische toekomstscenario’s schetst.
- Slimme integratie van rationalisatie binnen het bredere project- en productportfolio, zodat opruimen en vernieuwen hand in hand gaan en daadwerkelijk in gang wordt gezet.
Door deze elementen te verbinden ontstaat het noodzakelijke samenspel tussen gebruikersorganisatie, architectuur en project- productmanagement — precies het speelveld waar kennis wordt omgezet in actie en waar IT waarde creëert.
Bij Ventus begrijpen we dat rationalisatie geen technische exercitie is, maar een veranderopgave waarin inzicht, richting en uitvoering samenkomen. Onze leading professionals combineren kennis en ervaring op het gebied van architectuur, projectmanagement en realisatiekracht helpen we organisaties hun IT-landschap te vereenvoudigen, kosten te reduceren en wendbaarheid te vergroten.